Anexo A

(informativo)

Guías en el uso de este documento

A.1 Generalidades

La información explicativa presentada en este anexo está prevista para evitar la interpretación equivocada de los requerimientos contenidos en este documento. Aunque esta información aborda estos requerimientos, y es coherente con ellos, no está prevista para añadir, restar o modificarlos de manera alguna.

Los requerimientos de este documento necesitan considerarse desde una perspectiva de sistemas y no debieran tomarse de forma aislada, es decir, puede haber una interrelación entre los requerimientos de un capítulo con los requerimientos de otros capítulos.

A.2 Referencias Normativas

El presente documento no contiene referencias normativas. Los usuarios pueden consultar los documentos listados en la Bibliografía para información adicional sobre directrices relativas al SyST y otras normas ISO de sistemas de administración/gestión.

A.3 Términos y definiciones

Además de los términos y definiciones presentados en el Capitulo 3, y con el fin de evitar malentendidos, a continuación se proporciona aclaración de algunos conceptos seleccionados.

a) La palabra “Continua” indica duración que ocurre en un periodo de tiempo dado, con intervalos de interrupción (a diferencia de “continuo”, en el sentido de ininterrumpida, que indica duración sin interrupción). Por tanto “continua” es la palabra apropiada para utilizar en el contexto de la mejora.

b) La palabra “considerar” significa que es necesario pensar en algo pero que se puede excluir, mientras que “tener en cuenta” significa que es necesario pensar en algo pero no se puede excluir.

c) Las palabras “apropiado” y “aplicable” no son intercambiables. “Apropiado” significa adecuado (para) e implica cierto grado de libertad, mientras que “aplicable” significa pertinente o posible de aplicar e implica que si se puede hacer se debe hacer.

d) Este documento en su versión en inglés utiliza el término “interested party”; el término “stakeholder” es un sinónimo que representa el mismo concepto.

NOTA a la versión en español: Los términos en inglés “interested party” y “stakeholder” tienen una traducción única al español como “parte interesada”

e) La palabra “asegurarse” significa que la responsabilidad se puede delegar, pero no la obligación de rendir cuentas para asegurar que se ha realizado una acción.

f) “Información documentada” se utiliza para incluir tanto documentos como registros. Este documento utiliza la expresión “conservar información documentada como evidencia de…” que significa registros, y “mantener información documentada” que significa documentos, incluidos los procedimientos. La frase “conservar información documentada como evidencia de…” no pretende requerir que la información conservada cumplirá los requerimientos probatorios legales. En su lugar, pretende definir el tipo de registros que se necesita conservar.

g) Las actividades que están “bajo el control compartido de la organización” son actividades para las que la organización comparte el control sobre los medios o métodos, o comparte la dirección del trabajo ejercido respecto a su desempeño de SyST, coherente con sus requerimientos legales y otros requerimientos.

Las organizaciones pueden estar sujetas a requerimientos relacionados con el sistema de administración/gestión de SyST que exijan el uso de términos específicos y su significado. Si se utilizan estos otros términos, se sigue requiriendo la conformidad con este documento.

A.4 Contexto de la organización

A.4.1 Entendimiento de la organización y su contexto

La comprensión del contexto de una organización se utiliza para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente su sistema de administración/gestión de SyST. Los factores internos y externos pueden ser positivos o negativos e incluyen condiciones, características o circunstancias cambiantes que pueden afectar al sistema de administración/gestión de SyST, por ejemplo:

a) factores externos, tales como:

1) el entorno cultural, social, político, legal, financiero, tecnológico, económico y ambiental y la competencia de mercado, ya sea internacional, nacional, regional o local;

2) la introducción de nuevos competidores, contratistas, subcontratistas, proveedores, socios y prestadores de servicios, nuevas tecnologías, nuevas leyes y la aparición de nuevas profesiones;

3) nuevos conocimientos sobre los productos y su efecto sobre la seguridad y salud;

4) los factores y tendencias clave pertinentes para la industria o para el sector que tienen impacto sobre la organización;

5) las relaciones con sus partes interesadas externas, así como sus percepciones y valores;

6) los cambios en relación con cualquiera de los anteriores;

b) factores internos, tales como:

1) la gobernanza, la estructura de la organización, los roles y la rendición de cuentas;

2) las políticas, los objetivos y las estrategias que están establecidos para lograrlos;

3) las capacidades, entendidas en términos de recursos, conocimientos y competencia (por ejemplo, capital, tiempo, recursos humanos, procesos, sistemas y tecnologías);

4) los sistemas de información, los flujos de información y los procesos de toma de decisiones (formales e informales);

5) la introducción de nuevos productos, materiales, servicios, herramientas, software, instalaciones y equipos;

6) las relaciones con los trabajadores, así como sus percepciones y valores;

7) la cultura en la organización;

8) las normas, directrices y modelos adoptados por la organización;

9) la forma y la extensión de las relaciones contractuales, incluyendo, por ejemplo las actividades contratadas externamente;

10) los acuerdos sobre los horarios de trabajo;

11) las condiciones de trabajo;

12) los cambios relacionados con cualquiera de los anteriores

A.4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de los trabajadores y de otras partes interesadas

Las partes interesadas, además de los trabajadores, pueden incluir:

a) autoridades legales y reglamentarias (locales, regionales, estatales/provinciales, nacionales o internacionales);

b) casas matriz;

c) proveedores, contratistas y subcontratistas;

d) representantes de los trabajadores;

e) organizaciones de trabajadores (sindicatos) y organizaciones de empleadores;

f) propietarios, accionistas, clientes, visitantes, comunidad local y vecinos de la organización y el público en general;

g) clientes, servicios médicos y otros servicios a la comunidad, medios de comunicación, academia, asociaciones empresariales y organizaciones no gubernamentales (ONG);

h) organizaciones dedicadas a la seguridad y salud en el trabajo y profesionales de la seguridad y el cuidado de la salud en el trabajo.

Algunas necesidades y expectativas son obligatorias, por ejemplo porque han sido incorporadas a leyes y reglamentos. La organización también puede decidir acordar o adoptar voluntariamente otras necesidades y expectativas (por ejemplo subscribiéndose a una iniciativa voluntaria). Una vez que la organización las adopta, éstas se abordan al planear y establecer el sistema de administración/gestión de SyST.

A.4.3 Determinación del alcance del Sistema de adminsitración/gestión de SyST

Una organización tiene la libertad y flexibilidad para definir los límites y la aplicabilidad del sistema de administración/gestión de SyST. Los límites y la aplicabilidad pueden incluir toda la organización, una o varias partes específicas de la organización, siempre que la alta dirección de esa parte de la organización tenga sus propias funciones, responsabilidades y autoridades para establecer un sistema de administración/gestión de SyST.

La credibilidad del sistema de administración/gestión de SyST de la organización dependerá de la elección de los límites. El establecimiento del alcance no debiera utilizarse para excluir actividades, productos y servicios que tengan o puedan tener un impacto en el desempeño de SyST de la organización, o para evadir sus requerimientos legales y otros requerimientos. El alcance es una declaración de hecho y representativa de las operaciones de la organización incluidas dentro de los límites de su sistema de administración/gestión de SyST que no debiera inducir a error a las partes interesadas.

A.4.4 Sistema de administración/gestión de SyST

La organización conserva la autoridad, la obligación de rendir cuentas y la autonomía para decidir cómo cumplirá los requerimientos de este documento, incluyendo el nivel de detalle y el grado en el que:

a) establece uno o más procesos para tener confianza en que se controlan, se llevan a cabo según lo planeado y se alcanzan los resultados previstos del sistema de administración/gestión de SyST;

b) se integran los requerimientos del sistema de administración/gestión de SyST en sus diversos procesos de negocio (por ejemplo, el diseño y desarrollo, las compras, los recursos humanos, las ventas y el marketing).

Si este documento se implementa para partes específicas de una organización, las políticas y procesos desarrollados por otras partes de la organización pueden utilizarse para cumplir los requerimientos de este documento, siempre que sean aplicables a las partes específicas que estarán sujetas a ellos y que sean conformes con los requerimientos de este documento. Ejemplos de esto incluyen políticas de SyST corporativas, programas de educación, formación y competencia, y controles de compras.

A.5 Liderazgo y participación de los trabajadores

A.5.1 Liderazgo y compromiso

El liderazgo y el compromiso por parte de la alta dirección de la organización, incluyendo la concientización, la capacidad de respuesta, el soporte activo y la retroalimentación, son críticos para el éxito del sistema de administración/gestión de SyST y para el logro de sus resultados previstos; por tanto, la alta dirección tiene responsabilidades específicas para las que necesita involucrarse personalmente o necesita dirigir.

La alta dirección determina en gran medida la cultura que apoya al sistema de administración/gestión de SyST de una organización y ésta es el producto de los valores, actitudes, prácticas de administración/gestión, percepciones, competencias y modelos de actividades, individuales y grupales, que determinan el compromiso con su sistema de administración/gestión de SyST, su estilo y su aptitud. Se caracteriza, pero no se limita a ello, por la participación activa de los trabajadores, la cooperación y las comunicaciones basadas en la confianza mutua, las percepciones compartidas de la importancia del sistema de administración/gestión de SyST involucrándolos activamente en la detección de las oportunidades para SyST y la confianza en la efectividad de las medidas de prevención y protección. Un modo importante en que la alta dirección demuestra su liderazgo es animando a los trabajadores a informar sobre incidentes, peligros, riesgos y oportunidades, y protegiendo a los trabajadores frente a represalias, tales como amenazas de despido o acciones disciplinarias, en caso de hacerlo.

A.5.2 Política de SyST

La política de SyST es un conjunto de principios establecidos como compromisos en los que la alta dirección describe la dirección a largo plazo de la organización para apoyar y mejorar continuamente su desempeño de SyST. La política de SyST proporciona un sentido global de la dirección, así como un marco de referencia para que la organización establezca sus objetivos y tome acciones para alcanzar los resultados previstos del sistema de administración/gestión de SyST.

Estos compromisos se reflejan en los procesos que una organización establece para asegurar un sistema de administración/gestión de SyST robusto, creíble y fiable (incluyendo abordar los requerimientos específicos de este documento).

El término “minimizar” se utiliza para fijar las aspiraciones de la organización para su sistema de administración/gestión de SyST en relación con los riesgos para SyST. El término “reducir” se utiliza para describir el proceso para lograrlo.

Al desarrollar su política de SyST, una organización debiera considerar su coherencia y su coordinación con otras políticas.

A.5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

Aquellos involucrados en el sistema de administración/gestión de SyST de la organización debiera tener una clara comprensión de sus roles, responsabilidades y autoridades para alcanzar los resultados previstos del sistema de administración/gestión de SyST.

Aunque la alta dirección tiene la responsabilidad y autoridad globales del sistema de administración/gestión de SyST, cada persona en el lugar de trabajo necesita tener en cuenta no sólo su propia seguridad y salud, sino también la seguridad y la salud de los demás.

Que la alta dirección tenga que rendir cuentas significa que tiene que responder de las decisiones y actividades para los órganos de gobierno de la organización, las autoridades legales, y más ampliamente, sus partes interesadas. Esto significa tener la responsabilidad final y está relacionado con la persona que rinde cuentas si algo no se hace, si no se hace adecuadamente, si no funciona o si no logra su objetivo.

Los trabajadores debieran tener la posibilidad de informar sobre situaciones peligrosas de manera que se puedan tomar acciones. debieran ser capaces de informar sobre preocupaciones a las autoridades responsables cuando se requiera, sin la amenaza de despido, acciones disciplinarias u otras represalias similares.

Los roles y responsabilidades específicos identificados en el apartado 5.3 pueden asignarse a una persona, compartirse por varias personas o asignarse a un miembro de la alta dirección.

A.5.4 Consulta y participación de los trabajadores

La consulta y la participación de los trabajadores, y cuando existan, de los representantes de los trabajadores, puede ser un factor clave de éxito para un sistema de administración/gestión de SyST y debiera ser animados mediante los procesos establecidos por la organización.

La consulta implica una comunicación bidireccional que incluye el diálogo y los intercambios. La consulta implica la provisión oportuna de la información necesaria para los trabajadores, y cuando existan, para los representantes de los trabajadores, para dar una retroalimentación informada a considerar por la organización antes de tomar una decisión.

La participación permite a los trabajadores contribuir a los procesos de toma de decisión sobre las medidas y los cambios propuestos al desempeño de SyST.

La retroalimentación sobre el sistema de administración/gestión de SyST depende de la participación de los trabajadores. La organización debiera asegurarse de que se anima a los trabajadores a todos los niveles a informar de las situaciones peligrosas, de manera que puedan ponerse en práctica medidas preventivas y puedan tomarse acciones correctivas.

La recepción de sugerencias será más eficaz si los trabajadores no temen la amenaza de despido, acciones disciplinarias u otras represalias similares, al hacerlo.

A.6 Planeación

A.6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades

A.6.1.1 Generalidades

La planeación no es un evento único, sino un proceso continuo, que se anticipa a las circunstancias cambiantes e identifica continuamente los riesgos y oportunidades para los trabajadores y para el sistema de administración/gestión de SyST.

Los efectos indeseados pueden incluir lesiones y deterioro de la salud relacionados con el trabajo, incumplimiento de los requerimientos legales y otros requerimientos o daño a la reputación.

La planeación considera las relaciones e interacciones entre las actividades y los requerimientos para el sistema de administración/gestión como un todo.

Las oportunidades para SyST abordan la identificación de los peligros, cómo se comunican, y el análisis y la mitigación de los peligros conocidos. Otras oportunidades abordan las estrategias de mejora del sistema.

Ejemplos de oportunidades para mejorar el desempeño de SyST son:

a) las funciones de inspección y de auditoría;

b) el análisis de los peligros del trabajo (análisis de la seguridad del trabajo) y las evaluaciones relacionadas con las tareas;

c) la mejora del desempeño de SyST atenuando el trabajo monótono o el trabajo a un ritmo predeterminado potencialmente peligroso;

d) el permiso de trabajo y otros métodos de reconocimiento y control;

e) las investigaciones de incidentes y no conformidades y acciones correctivas;

f) las evaluaciones ergonómicas y otras evaluaciones relacionadas con la prevención de lesiones.

Ejemplos de otras oportunidades para mejorar el desempeño de SyST son:

— integrar los requerimientos de la seguridad y la salud en el trabajo en la etapa más temprana del ciclo de vida de las instalaciones, los equipos o la planeación de los procesos para la reubicación de las instalaciones, el rediseño del proceso o el reemplazo de la maquinaria y de la planta;

— integrar los requerimientos de la seguridad y la salud en el trabajo en la etapa más temprana de la planeación para la reubicación de las instalaciones, el rediseño del proceso o el reemplazo de la maquinaria y de la planta;

— utilizar nuevas tecnologías para mejorar el desempeño de SyST;

— mejorar la cultura de la seguridad y salud en el trabajo, tal como la ampliación de la competencia relacionada con la seguridad y salud en el trabajo más allá de los requerimientos o animando a los trabajadores a informar de incidentes de manera oportuna;

— mejorar la visibilidad del apoyo de la alta dirección al sistema de administración/gestión de SyST;

— mejorar los procesos de investigación de incidentes;

— mejorar los procesos para la participación y consulta de los trabajadores;

— realizar estudios comparativos con las mejores prácticas (benchmarking), incluyendo la consideración del desempeño pasado de la propia organización y el de otras organizaciones;

— colaborar en foros que se centran en temas que tratan la salud y la seguridad en el trabajo.

A.6.1.2 Identificación de peligros y evaluación de los riesgos y oportunidades

A.6.1.2.1 Identificación de peligros

La identificación proactiva continua de los peligros comienza en la etapa de diseño conceptual de cualquier lugar de trabajo, instalación, producto u organización nuevos. Debiera continuar cuando se detalla el diseño y entra en funcionamiento, así como debiera ser continua durante su ciclo de vida completo para reflejar las actividades actuales, cambiantes y futuras.

Aunque este documento no aborda la seguridad del producto (es decir, la seguridad de los usuarios finales de los productos), debieran considerarse los peligros para los trabajadores que ocurren durante la fabricación, construcción, montaje o ensayos de los productos.

La identificación de los peligros ayuda a la organización a reconocer y comprender los peligros en el lugar de trabajo y los peligros para los trabajadores, para evaluar, priorizar y eliminar los peligros o reducir los riesgos para SyST.

Los peligros pueden ser físicos, químicos, biológicos, psicosociales, mecánicos, eléctricos, o basados en el movimiento y la energía.

La lista dada en el apartado 6.1.2.1 no es exhaustiva.

NOTA La numeración de las viñetas a) a f) de la siguiente lista no corresponde exactamente con la numeración de los elementos de la lista dada en el apartado 6.1.2.1.

El proceso o procesos de identificación de peligros de la organización debieran considerar:

a) las actividades y situaciones rutinarias y no rutinarias:

1) las actividades y situaciones rutinarias que crean peligros a través de las operaciones diarias y las actividades de trabajo normales;

2) las actividades y situaciones no rutinarias que son ocasionales o no planeadas;

3) las actividades a corto plazo o a largo plazo que pueden crear diferentes peligros;

b) los factores humanos:

1) los factores humanos relativos a las capacidades, limitaciones y otras características humanas;

2) la información debiera aplicarse a herramientas, máquinas, sistemas, actividades y al entorno para un uso humano seguro y cómodo;

3) debieran abordar tres aspectos: la actividad, el trabajador y la organización, y cómo éstos interactúan y tienen un impacto en la seguridad y la salud en el trabajo;

c) los peligros nuevos o modificados:

1) pueden surgir cuando los procesos de trabajo se deterioren, modifiquen, adapten o evolucionen como resultado de la familiaridad o las circunstancias cambiantes;

2) comprenden cómo se lleva a cabo el trabajo realmente (por ejemplo observar y discutir sobre los peligros con los trabajadores), puede identificar si los riesgos para SyST aumentan o disminuyen;

d) las situaciones potenciales de emergencia:

1) son situaciones no planeadas o no programadas que requieren una respuesta inmediata, (por ejemplo, una máquina que se incendia en el lugar de trabajo, o un desastre natural en las inmediaciones del lugar de trabajo o en otra ubicación donde los trabajadores están desempeñando actividades relacionadas con el trabajo);

2) incluyen situaciones tales como disturbios civiles en una ubicación en la que los trabajadores están desempeñando actividades relacionadas con el trabajo, que requieren su evacuación urgente;

e) las personas:

1) aquellas personas que se encuentran en las inmediaciones del lugar de trabajo que podrían verse afectadas por las actividades de la organización (por ejemplo, transeúntes, contratistas o vecinos inmediatos);

2) los trabajadores en una ubicación que no se encuentra bajo el control directo de la organización, tales como trabajadores móviles o trabajadores que viajan para desempeñar actividades relacionadas con el trabajo en otra ubicación (por ejemplo, carteros, conductores de autobús, personal de servicio que viaja al sitio de un cliente y trabaja en él);

3) los trabajadores que desarrollan su actividad desde el hogar, o aquellos que trabajan en solitario;

f) los cambios en los conocimientos y la información sobre los peligros:

1) las fuentes de conocimientos, de información y de nueva comprensión sobre los peligros pueden incluir literatura publicada, investigación y desarrollo, retroalimentación de los trabajadores, y revisión de la propia experiencia operacional de la organización;

2) estas fuentes pueden proporcionar información nueva sobre los peligros y los riesgos para SyST.

A.6.1.2.2 Evaluación de los riesgos para SyST y otros riesgos para el sistema de administración/gestión de SyST

Una organización puede utilizar diferentes métodos para evaluar los riesgos para SyST como parte de su estrategia global para abordar los diferentes peligros o actividades. El método y la complejidad de la evaluación no dependen del tamaño de la organización, sino de los peligros asociados con las actividades de la organización.

También debieran evaluarse otros riesgos para el sistema de administración/gestión de SyST utilizando los métodos apropiados.

Los procesos para la evaluación de los riesgos para el sistema de administración/gestión de SyST debieran considerar las operaciones y decisiones diarias (por ejemplo, picos en el flujo de trabajo, restructuración) así como aspectos externos (por ejemplo, cambios económicos). Las metodologías pueden incluir la consulta continua de los trabajadores afectados por las actividades diarias (por ejemplo cambios en la carga de trabajo), el seguimiento y la comunicación de nuevos requerimientos legales y otros requerimientos (por ejemplo, reformas reglamentarias, revisiones de acuerdos colectivos relacionados con la seguridad y la salud en el trabajo), y asegurándose de que los recursos cumplen las necesidades existentes y las cambiantes, (por ejemplo, formación en equipos o productos nuevos y mejorados o su compra).

A.6.1.2.3 Evaluación de las oportunidades para SyST y otras oportunidades para el sistema de administración/gestión de SyST

El proceso para la evaluación debiera considerar las oportunidades para SyST y otras oportunidades determinadas, sus beneficios y su potencial para mejorar el desempeño de SyST.

A.6.1.3 Determinación de los requerimientos legales y otros requerimientos

a) Los requerimientos legales pueden incluir:

1) legislación (nacional, regional o internacional), incluyendo estatutos y reglamentos;

2) decretos y directivas;

3) disposiciones emitidas por los reguladores;

4) permisos, licencias u otras formas de autorización;

5) sentencias de tribunales o de tribunales administrativos;

6) tratados, convenciones, protocolos;

7) convenios colectivos.

b) Otros requerimientos pueden incluir:

1) los requerimientos de la organización;

2) las condiciones contractuales;

3) los acuerdos con los empleados;

4) los acuerdos con las partes interesadas;

5) los acuerdos con las autoridades de salud;

6) las normas no reglamentarias, normas de consenso y directrices;

7) los principios voluntarios, códigos de prácticas, especificaciones técnicas, estatutos;

8) los compromisos públicos de la organización o de su casa matriz.

A.6.1.4 Planeación de acciones

Las acciones planeadas debieran administrarse/gestionarse principalmente a través del sistema de administración/gestión de SyST y debieran incluir la integración con otros procesos de negocio tales como los establecidos para la administración/gestión ambiental, de la calidad, de la continuidad del negocio, del riesgo, financiera o de recursos humanos. Se espera que la implementación de las acciones tomadas alcance los resultados previstos del sistema de administración/gestión de SyST.

Cuando la evaluación de riesgos y otros riesgos haya identificado la necesidad de controles, la actividad de planeación determina cómo se implementan éstos en la operación (ver Capitulo 8); por ejemplo determinar si se incorporan estos controles a las instrucciones de trabajo o a las acciones para mejorar la competencia. Otros controles pueden tomar la forma de medición o seguimiento (ver Capitulo 9).

También se debieran considerar acciones para abordar los riesgos y oportunidades bajo la administración/gestión del cambio (ver 8.1.3) para asegurarse de que no hay consecuencias resultantes no previstas.

A.6.2 Objetivos de SyST y planeación para lograrlos

A.6.2.1 Objetivos de SyST

Los objetivos se establecen para mantener y mejorar el desempeño de SyST. Los objetivos se debieran vincular a los riesgos y oportunidades y a los criterios de desempeño que la organización ha identificado como necesarios para el logro de los resultados previstos del sistema de administración/gestión de SyST.

Los objetivos de SyST pueden integrarse con otros objetivos de negocio y se debieran establecer en las funciones y niveles pertinentes. Los objetivos pueden ser estratégicos, tácticos u operacionales:

a) pueden establecerse objetivos estratégicos para mejorar el desempeño global del sistema de administración/gestión de SyST (por ejemplo eliminar la exposición al ruido);

b) pueden establecerse objetivos tácticos a nivel de las instalaciones, proyecto o de proceso (por ejemplo reducir el ruido en la fuente);

c) pueden establecerse objetivos operacionales a nivel de la actividad (por ejemplo confinamiento de máquinas individuales para reducir el ruido).

La medición de los objetivos de SyST puede ser cualitativa o cuantitativa. Las medidas cualitativas pueden ser aproximaciones como las obtenidas de encuestas, entrevistas y observaciones. La organización no necesita establecer objetivos para SyST para cada riesgo y oportunidad que determine.

A.6.2.2 Planeación para lograr los objetivos de SyST

La organización puede planear el logro de los objetivos de manera individual o colectiva. Cuando sea necesario, los planes pueden desarrollarse para múltiples objetivos.

La organización debiera examinar los recursos requeridos (por ejemplo, financieros, humanos, de equipos, de infraestructura) para lograr sus objetivos.

Cuando sea posible, se debiera asociar cada objetivo con un indicador que puede ser estratégico, táctico u operacional.

A.7 Soporte

A.7.1 Recursos

Ejemplos de recursos incluyen los humanos, naturales, de infraestructura, de tecnología y financieros. 

Ejemplos de infraestructura de la organización incluyen los edificios, las plantas, los equipos, las instalaciones de servicios (utilities), los sistemas de tecnologías de la información y de las comunicaciones y los sistemas de contención de emergencias.

A.7.2 Competencias

La competencia de los trabajadores debiera incluir los conocimientos y las habilidades necesarios para identificar apropiadamente los peligros y tratar los riesgos de SyST asociados con su trabajo y su lugar de trabajo.

Al determinar la competencia para cada rol, la organización debiera tener en cuenta temas tales como:

a) la educación, formación, cualificación y experiencia necesarias para asumir el rol y la formación continua necesaria para mantener la competencia;

b) el ambiente de trabajo;

c) las medidas preventivas y de control resultantes del proceso de evaluación de riesgos;

d) los requerimientos aplicables al sistema de administración/gestión de SyST;

e) los requerimientos legales y otros requerimientos;

f) la política de SyST;

g) las consecuencias potenciales del cumplimiento y el incumplimiento, incluido el impacto sobre la seguridad y salud del trabajador;

h) la importancia de la participación de los trabajadores en el sistema de administración/gestión de SyST basado en sus conocimientos y habilidades;

i) los deberes y las responsabilidades asociadas a los roles;

j) las capacidades individuales, incluyendo la experiencia, las habilidades lingüísticas, la alfabetización y la diversidad;

k) la actualización pertinente de las competencias que el contexto o los cambios del trabajo han hecho necesaria.

Los trabajadores pueden ayudar a la organización a determinar las competencias necesarias para los roles.

Los trabajadores debieran tener la competencia necesaria para alejarse de situaciones de peligro inminente y grave. Para este propósito, es importante que se provea a los trabajadores con la formación suficiente sobre peligros y riesgos asociados con su trabajo.

Según sea apropiado, los trabajadores debieran recibir la formación requerida para permitirles llevar a cabo eficazmente sus funciones de representación para la seguridad y la salud en el trabajo.

En numerosos países, proporcionar formación sin costo para los trabajadores es un requerimiento legal.

A.7.3 Concientización

Además de los trabajadores (especialmente los trabajadores temporales) los contratistas, los visitantes y otras partes debieran concientizarse de los riesgos para SyST a los que están expuestos.

A.7.4 Comunicación

Los procesos de comunicación establecidos por la organización debieran permitir la recopilación, la actualización y la difusión de la información. Debiera asegurarse de que se proporciona la información pertinente a todos los trabajadores y partes interesadas pertinentes y de que éstos la reciben y que es comprensible.

A.7.5 Información Documentada

Es importante mantener la complejidad de la información documentada en el mínimo nivel posible para asegurarse de su efectividad, eficiencia y simplicidad al mismo tiempo. 

Esto debiera incluir la información documentada relacionada con la planeación para abordar los requerimientos legales y otros requerimientos y sobre las evaluaciones de la efectividad de estas acciones.

Las acciones descritas en el apartado 7.5.3 están dirigidas particularmente a prevenir el riesgo del uso no intencionado de información documentada obsoleta.

Los ejemplos de información confidencial incluyen la información personal y la información médica.

A.8 Operación

A.8.1 Planeación y control operacional

A.8.1.1 Generalidades

Es necesario establecer e implementar la planeación y los controles de los procesos cuando sea necesario para aumentar la seguridad y salud en el trabajo, eliminando los peligros o, si eso no es factible, reduciendo los riesgos para SyST a niveles tan bajos como sea razonablemente viable para las áreas y actividades operacionales.

Ejemplos de controles operacionales de los procesos incluyen:

a) el uso de procedimientos y sistemas de trabajo;

b) asegurarse de la competencia de los trabajadores;

c) establecer programas de inspección y de mantenimiento preventivos o predictivos;

d) las especificaciones para la compra de bienes y servicios;

e) la aplicación de los requerimientos legales y otros requerimientos, o de las instrucciones del fabricante para el equipo;

f) los controles de ingeniería y controles administrativos;

g) adaptar el trabajo a los trabajadores; por ejemplo, mediante:

1) la definición, o redefinición, de cómo se organiza el trabajo;

2) la inducción de los nuevos trabajadores;

3) la definición, o redefinición, de los procesos y los ambientes de trabajo;

4) uso el uso de enfoques ergonómicos en el diseño de nuevos lugares de trabajo, equipos, etc. o en la modificación de lugares de trabajo, equipos, etc.

A.8.1.2 Eliminar peligros y reducir los riesgos para SyST

La jerarquía de los controles pretende proporcionar un enfoque sistemático para aumentar la seguridad y salud en el trabajo, eliminar los peligros, y reducir o controlar los riesgos para SyST. Cada control se considera menos eficaz que el anterior a él. Es habitual combinar varios controles para lograr reducir los riesgos para SyST a un nivel que sea tan bajo como sea razonablemente viable.

Los siguientes ejemplos se proporcionan para ilustrar las medidas que se pueden implementar en cada nivel.

a) Eliminación: suprimir los peligros; detener la utilización de productos químicos peligrosos; aplicar enfoques ergonómicos al planear nuevos lugares de trabajo; eliminar el trabajo monótono o el trabajo que causa estrés negativo; eliminar las carretillas elevadoras en un área.

b) Sustitución: reemplazar lo peligroso por lo menos peligroso; cambiar la respuesta a las quejas de los clientes por orientaciones en línea; combatir los riesgos para SyST en su fuente; adaptarse al progreso técnico (por ejemplo, reemplazar pintura en base solvente por pintura en base agua; cambiar los revestimientos de suelo resbaladizos; bajar los requerimientos de voltaje para los equipos).

c) Controles de ingeniería, reorganización del trabajo, o ambos: aislar a las personas del peligro; implementar medidas de protección colectiva (por ejemplo, aislamiento, protección de máquinas, sistemas de ventilación); abordar la manipulación mecánica; reducir el ruido; proteger a las personas contra caídas de altura mediante el uso de barreras de seguridad; reorganizar el trabajo para evitar que las personas trabajen solas, con horas de trabajo o carga de trabajo no saludables o para prevenir la victimización.

d) Controles administrativos incluyendo la formación: llevar a cabo inspecciones periódicas de los equipos de seguridad; llevar a cabo formación para prevenir el acoso (bullying) y la intimidación; administrar/gestionar la coordinación de la seguridad y salud con las actividades de los subcontratistas; llevar a cabo cursos de inducción, administrar los permisos para conducir equipos elevadores (forklift); proporcionar instrucciones sobre la manera de informar sobre incidentes, no conformidades y victimización sin miedo a represalias; cambiar los modelos de trabajo de los trabajadores (por ejemplo turnos); administrar/gestionar programas de vigilancia de la salud o médica para los trabajadores que han sido identificados en situación de riesgo (por ejemplo, relacionados con la audición, la vibración mano-brazo, trastornos respiratorios, trastornos de la piel o situaciones de exposición); entregar instrucciones apropiadas a los trabajadores (por ejemplo procesos de control de entrada).

e) Equipo de protección personal (EPP): proporcionar el EPP adecuado, incluyendo la vestimenta y las instrucciones para la utilización y el mantenimiento del EPP (por ejemplo, calzado de seguridad; gafas de seguridad; protección auditiva; guantes).

A.8.1.3 Management of change

El objetivo del proceso de administración/gestión del cambio es mejorar la seguridad y salud en el trabajo, minimizando la introducción de nuevos peligros y los riesgos para SyST en el ambiente de trabajo cuando los cambios ocurren (por ejemplo, en la tecnología, los equipos, las instalaciones, las prácticas y los procedimientos de trabajo, las especificaciones de diseño, las materias primas, el personal, y las normas o reglamentos). Dependiendo de la naturaleza de un cambio esperado, la organización puede utilizar metodologías apropiadas (por ejemplo la revisión del diseño) para evaluar los riesgos para SyST y las oportunidades para SyST asociados al cambio. La necesidad de administrar/gestionar los cambios puede ser un resultado de la planeación (ver 6.1.4).

A.8.1.4 Compras

A.8.1.4.1 Generalidades

Los procesos de compras debieran utilizarse para determinar, evaluar y eliminar los peligros y reducir los riesgos para SyST asociados a, por ejemplo, productos, sustancias o materiales peligrosos, materias primas, equipos o servicios, antes de su introducción en el lugar de trabajo. 

Los procesos de compras de las organizaciones debieran abordar los requerimientos incluyendo, por ejemplo, suministros, equipos, materias primas y otros bienes y servicios relacionados, comprados por la organización para ser conformes con el sistema de administración/gestión de SyST de la organización. El proceso también debiera abordar cualquier necesidad de consulta (ver 5.4) y comunicación (ver 7.4).

La organización debiera verificar que los equipos, las instalaciones y los materiales son seguros para su uso por parte de sus trabajadores, asegurándose de que:

a) los equipos se entreguen de acuerdo con las especificaciones y se ensayen para asegurarse de que funcionan como estaba previsto;

b) las instalaciones se pongan en servicio para asegurarse de que funcionan como se habían diseñado;

c) los materiales se entreguen de acuerdo con sus especificaciones;

d) cualquier requerimiento de uso, precaución u otras medidas de protección se comuniquen y estén disponibles.

A.8.1.4.2 Contratistas

La necesidad de coordinación reconoce que algunos contratistas (es decir, proveedores externos) poseen conocimientos, habilidades, métodos y medios especializados.

Ejemplos de actividades y operaciones de contratistas incluyen mantenimiento, construcción, operaciones, seguridad, limpieza y un cierto número de otras funciones. Los contratistas pueden ser, asimismo, consultores o especialistas en funciones administrativas, de contabilidad y otras. La asignación de actividades a los contratistas no elimina la responsabilidad de la organización por la seguridad y salud en el trabajo de los trabajadores.

Una organización puede lograr la coordinación de las actividades de sus contratistas mediante el uso de contratos que definan claramente las responsabilidades de las partes involucradas. Una organización puede utilizar diversas herramientas para asegurarse del desempeño de SyST de los contratistas en el lugar de trabajo (por ejemplo, mecanismos de adjudicación de contratos o criterios de calificación previa que consideren el desempeño de la seguridad y salud realizada, la formación en seguridad, o las capacidades en términos de seguridad y salud, así como requerimientos contractuales directos).

Al coordinarse con los contratistas, la organización debiera tener en consideración informar de peligros entre ella misma y sus contratistas, el control de acceso de los trabajadores a áreas peligrosas, y los procedimientos a seguir en emergencias. La organización debiera especificar cómo coordinará el contratista sus actividades con los propios procesos del sistema de administración/gestión de SyST de la organización (por ejemplo, los utilizados para controlar la entrada a un espacio confinado, la evaluación de la exposición, y la administración/gestión de la seguridad del proceso) y para informar de los incidentes.

La organización debiera verificar que los contratistas son capaces de desempeñar sus tareas antes de permitirles proceder con su trabajo, por ejemplo verificando que:

a) los registros del desempeño de SyST son satisfactorios;

b) la calificación, la experiencia y los criterios de competencia de los trabajadores se especifican y se cumplen (por ejemplo mediante formación);

c) los recursos, los equipos y la preparación del trabajo son adecuados y están listos para que el trabajo comience.

A.8.1.4.3 Contratación externa

Cuando se contrata externamente, la organización necesita tener el control de los procesos y funciones contratados externamente para alcanzar los resultados previstos del sistema de administración/gestión de SyST. La organización mantiene la responsabilidad de la conformidad con los requerimientos de este documento en las funciones y procesos contratados externamente.

La organización debiera establecer el grado de control sobre los procesos o las funciones contratados externamente basándose en factores tales como:

— la capacidad de la organización externa para cumplir los requerimientos del sistema de administración/gestión de SyST de la organización;

— la competencia técnica de la organización para definir los controles apropiados o para evaluar la adecuación de los controles;

— el efecto potencial que el proceso o la función contratada externamente tendrá en la capacidad de la organización de alcanzar el resultado previsto de su sistema de administración/gestión de SyST;

— el grado en que el proceso o la función contratada externamente se comparte;

— la capacidad de la organización para lograr el control necesario mediante la aplicación de su proceso de compras;

— las oportunidades de mejora.

En algunos países, los requerimientos legales abordan las funciones o procesos contratados externamente.

A.8.2 Preparación y respuesta para emergencias

Los planes de preparación para emergencias pueden incluir eventos naturales, técnicos y provocados por el hombre que ocurren dentro y fuera de las horas de trabajo normales.

A.9 Evaluación del desempeño

A.9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño

A.9.1.1 Generalidades

Para alcanzar los resultados previstos del sistema de administración/gestión de SyST, se debiera hacer un seguimiento de los procesos, medirlos y analizarlos.

a) Los ejemplos de a qué se podría hacer seguimiento y medición pueden incluir, pero no se limitan a:

1) las quejas de la salud en el trabajo, la salud de los trabajadores (a través de la vigilancia) y el ambiente de trabajo;

2) los incidentes, las lesiones y el deterioro de la salud relacionados con el trabajo, y las quejas, incluyendo las tendencias;

3) la efectividad de los controles operacionales y los ejercicios de emergencia, o la necesidad de modificar o introducir nuevos controles;

4) la competencia.

b) Los ejemplos de a qué se podría hacer seguimiento y medición para evaluar el cumplimiento de los requerimientos legales pueden incluir, pero no se limitan a:

1) los requerimientos legales identificados (por ejemplo cuando todos los requerimientos legales se hayan determinado, y si la información documentada de la organización respecto a los mismos se mantiene actualizada);

2) los acuerdos colectivos (cuando son legalmente obligatorios);

3) el estado de las brechas identificadas en el cumplimiento.

c) Los ejemplos de a qué se podría hacer seguimiento y medición para evaluar el cumplimiento de otros requerimientos pueden incluir, pero no se limitan a:

1) los acuerdos colectivos (cuando no son legalmente obligatorios);

2) las normas y los códigos;

3) las políticas corporativas y otras políticas, reglas y reglamentos;

4) los requerimientos del seguro.

d) Los criterios son lo que la organización puede utilizar para comparar su desempeño.

1) Son ejemplos los estudios comparativos con las mejores prácticas de:

i) otras organizaciones;

ii) normas y códigos;

iii) códigos y objetivos propios de la organización;

iv) estadísticas de SyST.

2) Para medir los criterios, típicamente se utilizan indicadores, por ejemplo:

i) si el criterio es una comparación de incidentes, la organización puede elegir considerar la frecuencia, el tipo, la severidad o el número de incidentes; entonces el indicador podría ser la ratio determinada dentro de cada uno de estos criterios;

ii) si el criterio es una comparación de la finalización de acciones correctivas, entonces el indicador podría ser el porcentaje de las acciones correctivas finalizadas a tiempo.

El seguimiento puede involucrar la verificación, supervisión, observación crítica o determinación continua del estado para identificar el cambio con respecto al nivel de desempeño requerido o previsto. El seguimiento se puede aplicar al sistema de administración/gestión de SyST, a los procesos o a los controles. Los ejemplos incluyen el uso de entrevistas, revisiones de la información documentada y observaciones del trabajo que se está desempeñando.

La medición generalmente involucra la asignación de números a objetos o eventos. Es la base para los datos cuantitativos y generalmente se asocia con la evaluación del desempeño de los programas de seguridad y vigilancia de la salud. Los ejemplos incluyen el uso de equipo calibrado o verificado para medir la exposición a una sustancia peligrosa o el cálculo de la distancia de seguridad de un peligro.

El análisis es el proceso de examinar los datos para revelar relaciones, patrones y tendencias. Esto puede significar el uso de operaciones estadísticas, incluyendo información de otras organizaciones similares, para ayudar a sacar conclusiones de los datos. A menudo este proceso se asocia con las actividades de medición.

La evaluación del desempeño es una actividad desarrollada para determinar la conveniencia, adecuación y efectividad del tema para lograr los objetivos establecidos del sistema de administración/gestión de SyST.

A.9.1.2 Evaluación del cumplimiento

La frecuencia y el momento en el tiempo de las evaluaciones del cumplimiento pueden variar dependiendo de la importancia del requerimiento, de las variaciones en las condiciones de operación, de los cambios en los requerimientos legales y otros requerimientos y del desempeño pasado de la organización. Una organización puede utilizar diversos métodos para mantener sus conocimientos y su comprensión del estado de su cumplimiento.

A.9.2 Auditoría interna

El alcance del programa de auditoría debiera basarse en la complejidad y el nivel de madurez del sistema de administración/gestión de SyST.

Una organización puede establecer la objetividad e imparcialidad de la auditoría interna creando procesos que separen los roles de los auditores como auditores internos de los deberes que tiene asignados normalmente, o la organización también puede utilizar personas externas para esta función.

A.9.3 Revisiones directivas

Los términos utilizados en relación con revisiones directivas debieran entenderse como sigue:

a) “conveniencia” hace referencia a cómo el sistema de administración/gestión de SyST se ajusta a la organización, su operación, su cultura y los sistemas de negocio;

b) “adecuación” hace referencia a si el sistema de administración/gestión de SyST se implementa adecuadamente;

c) “efectividad” hace referencia a si el sistema de administración/gestión de SyST alcanza los resultados previstos.

No es necesario abordar al mismo tiempo los elementos de las revisiones directivas enumerados en el apartado 9.3 de a) hasta g) la organización debiera determinar cuándo y cómo se abordan los elementos de las revisiones directivas.

A.10 Mejora

A.10.1 Generalidades

Cuando toma una acción de mejora, la organización debiera considerar los resultados del análisis y la evaluación del desempeño de SyST, la evaluación del cumplimiento, las auditorías internas y las revisiones directivas.

Los ejemplos de mejora incluyen acciones correctivas, mejora continua, cambio de avance, innovación y reorganización.

A.10.2 Incidentes, no conformidades y acciones correctivas

Pueden existir procesos separados para las investigaciones de incidentes y las revisiones de no conformidades, o pueden combinarse en un único proceso, dependiendo de los requerimientos de la organización.

Los ejemplos de incidentes, no conformidades y acciones correctivas pueden incluir, pero no se limitan a:

a) incidentes: caída al mismo nivel con o sin lesiones; fractura de una pierna; asbestosis; pérdida auditiva; daño a edificios o vehículos cuando éstos pueden provocar riesgos para SyST;

b) no conformidades: equipo de protección que no funciona adecuadamente; no cumplir requerimientos legales y otros requerimientos; no seguir procedimientos establecidos;

c) acciones correctivas (según se indica en la jerarquía de los controles; ver 8.1.2): eliminación de los peligros; sustitución por materiales menos peligrosos; rediseño o modificación de equipos o herramientas; desarrollo de procedimientos; mejora de la competencia de los trabajadores afectados; cambios en la frecuencia de uso; o el uso de equipos de protección personal.

El análisis de la causa raíz hace referencia a la práctica de explorar todos los posibles factores asociados con un incidente o una no conformidad, preguntando qué pasó, cómo pasó, y por qué pasó, para proporcionar las entradas relativas a lo que se puede hacer para evitar que vuelva a ocurrir.

Al determinar la causa raíz de un incidente o una no conformidad, la organización debiera utilizar métodos apropiados a la naturaleza del incidente o la no conformidad que se analiza. El centro del análisis de la causa raíz es la prevención. Este análisis puede identificar múltiples fallos que contribuyen a la ocurrencia del incidente o a la no conformidad, incluyendo factores relacionados con la comunicación, la competencia, la fatiga, los equipos o los procedimientos.

Revisar la efectividad de las acciones correctivas [ver 10.2 f)] hace referencia al grado en que las acciones correctivas implementadas controlan adecuadamente las causas raíz.

A.10.3 Mejora continua

Los ejemplos de factores de mejora continua incluyen, pero no se limitan a:

a) nueva tecnología;

b) buenas prácticas, internas y externas de la organización;

c) sugerencias y recomendaciones de las partes interesadas;

d) nuevos conocimientos y comprensión de factores relacionados con la seguridad y salud en el trabajo;

e) materiales nuevos o mejorados;

f) cambios en las capacidades o la competencia de los trabajadores;

g) lograr un mejor desempeño con menos recursos (es decir, simplificación, racionalización etc.).