2.3 Principios de la gestión de la calidad

2.3.1 Enfoque al cliente

2.3.1.1 Declaración

El enfoque principal de la gestión de la calidad es cumplir los requisitos del cliente y tratar de exceder las expectativas del cliente.

2.3.1.2 Base racional

El éxito sostenido se alcanza cuando una organización atrae y conserva la confianza de los clientes y de otras partes interesadas pertinentes. Cada aspecto de la interacción del cliente proporciona una oportunidad de crear más valor para el cliente. Entender las necesidades actuales y futuras de los clientes y de otras partes interesadas contribuye al éxito sostenido de la organización.

2.3.1.3 Beneficios clave

Algunos beneficios clave potenciales son:

— incremento del valor para el cliente;

— incremento de la satisfacción del cliente;

— mejora de la fidelización del cliente;

— incremento de la repetición del negocio;

— incremento de la reputación de la organización;

— ampliación de la base de clientes;

— incremento de las ganancias y la cuota de mercado.

2.3.1.4 Acciones posibles

Las acciones posibles incluyen:

— reconocer a los clientes directos e indirectos como aquellos que reciben valor de la organización;

— entender las necesidades y expectativas actuales y futuras de los clientes;

— relacionar los objetivos de la organización con las necesidades y expectativas del cliente;

— comunicar las necesidades y expectativas del cliente a través de la organización;

— planificar, diseñar, desarrollar, producir, entregar y dar soporte a los productos y servicios para cumplir las necesidades y expectativas del cliente;

— medir y realizar el seguimiento de la satisfacción del cliente y tomar las acciones adecuadas;

— determinar y tomar acciones sobre las necesidades y expectativas apropiadas de las partes interesadas pertinentes que puedan afectar a la satisfacción del cliente;

— gestionar de manera activa las relaciones con los clientes para lograr el éxito sostenido.

2.3.2 Liderazgo

2.3.2.1 Declaración

Los líderes en todos los niveles establecen la unidad de propósito y la dirección, y crean condiciones en las que las personas se implican en el logro de los objetivos de la calidad de la organización.

2.3.2.2 Base racional

La creación de la unidad de propósito y la dirección y gestión de las personas permiten a una organización alinear sus estrategias, políticas, procesos y recursos para lograr sus objetivos.

2.3.2.3 Beneficios clave

Algunos beneficios clave potenciales son:

— aumento de la eficacia y eficiencia al cumplir los objetivos de la calidad de la organización;

— mejora en la coordinación de los procesos de la organización;

— mejora en la comunicación entre los niveles y funciones de la organización;

— desarrollo y mejora de la capacidad de la organización y de sus personas para entregar los resultados deseados.

2.3.2.4 Acciones Posibles

Las acciones posibles incluyen:

— comunicar en toda la organización la misión, la visión, la estrategia, las políticas y los procesos de la organización;

— crear y mantener los valores compartidos, la imparcialidad y los modelos éticos para el comportamiento en todos los niveles de la organización;

— establecer una cultura de la confianza y la integridad;

— fomentar un compromiso con la calidad en toda la organización;

— asegurarse de que los líderes en todos los niveles son ejemplos positivos para las personas de la organización;

— proporcionar a las personas los recursos, la formación y la autoridad requerida para actuar con responsabilidad y obligación de rendir cuentas.

— inspirar, fomentar y reconocer la contribución de las personas.

2.3.3 Compromiso de las personas

2.3.3.1 Declaración

Las personas competentes, empoderadas y comprometidas en toda la organización son esenciales para aumentar la capacidad de la organización para generar y proporcionar valor.

2.3.3.2 Base racional

Para gestionar una organización de manera eficaz y eficiente, es importante respetar e implicar activamente a todas las personas en todos los niveles. El reconocimiento, el empoderamiento y la mejora de la competencia facilitan el compromiso de las personas en el logro de los objetivos de la calidad de la organización.

2.3.3.3 Beneficios clave

Algunos beneficios clave potenciales son:

— mejora de la comprensión de los objetivos de la calidad de la organización por parte de las personas de la organización y aumento de la motivación para lograrlos;

— aumento de la participación activa de las personas en las actividades de mejora;

— aumento en el desarrollo, iniciativa y creatividad de las personas;

— aumento de la satisfacción de las personas;

— aumento de la confianza y colaboración en toda la organización;

— aumento de la atención a los valores compartidos y a la cultura en toda la organización.

2.3.3.4 Acciones posibles

Las acciones posibles incluyen:

— comunicarse con las personas para promover la comprensión de la importancia de su contribución individual;

— promover la colaboración en toda la organización;

— facilitar el diálogo abierto y que se compartan los conocimientos y la experiencia;

— empoderar a las personas para determinar las restricciones que afectan al desempeño y para tomar iniciativas sin temor;

— reconocer y agradecer la contribución, el aprendizaje y la mejora de las personas;

— posibilitar la autoevaluación del desempeño frente a los objetivos personales;

— realizar encuestas para evaluar la satisfacción de las personas, comunicar los resultados y tomar las acciones adecuadas.

2.3.4 Enfoque a procesos

2.3.4.1 Declaración

Se alcanzan resultados coherentes y previsibles de manera más eficaz y eficiente cuando las actividades se entienden y gestionan como procesos interrelacionados que funcionan como un sistema coherente.

2.3.4.2 Base racional

El SGC consta de procesos interrelacionados. Entender cómo este sistema produce los resultados permite a una organización optimizar el sistema y su desempeño.

2.3.4.3 Beneficios clave

Algunos beneficios clave potenciales son:

— aumento de la capacidad de centrar los esfuerzos en los procesos clave y en las oportunidades de mejora;

— resultados coherentes y previsibles mediante un sistema de procesos alineados;

— optimización del desempeño mediante la gestión eficaz del proceso, el uso eficiente de los recursos y la reducción de las barreras interdisciplinarias;

— posibilidad de que la organización proporcione confianza a las partes interesadas en lo relativo a su coherencia, eficacia y eficiencia.

2.3.4.4 Acciones posibles

Las acciones posibles incluyen:

— definir los objetivos del sistema y de los procesos necesarios para lograrlos;

— establecer la autoridad, la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas para la gestión de los procesos;

— entender las capacidades de la organización y determinar las restricciones de recursos antes de actuar;

— determinar las interdependencias del proceso y analizar el efecto de las modificaciones a los procesos individuales sobre el sistema como un todo;

— gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema para lograr los objetivos de la calidad de la organización de una manera eficaz y eficiente;

— asegurarse de que la información necesaria está disponible para operar y mejorar los procesos y para realizar el seguimiento, analizar y evaluar el desempeño del sistema global;

— gestionar los riesgos que pueden afectar a las salidas de los procesos y a los resultados globales del SGC.

2.3.5 Mejora

2.3.5.1 Declaración

Las organizaciones con éxito tienen un enfoque continuo hacia la mejora.

2.3.5.2 Base racional

La mejora es esencial para que una organización mantenga los niveles actuales de desempeño, reaccione a los cambios en sus condiciones internas y externas y cree nuevas oportunidades.

2.3.5.3 Beneficios clave

Algunos beneficios clave potenciales son:

— mejora del desempeño del proceso, de las capacidades de la organización y de la satisfacción del cliente;

— mejora del enfoque en la investigación y la determinación de la causa raíz, seguido de la prevención y las acciones correctivas;

— aumento de la capacidad de anticiparse y reaccionar a los riesgos y oportunidades internas y externas;

— mayor atención tanto a la mejora progresiva como a la mejora abrupta;

— mejor uso del aprendizaje para la mejora;

— aumento de la promoción de la innovación.

2.3.5.4 Acciones posibles

Las acciones posibles incluyen:

— promover el establecimiento de objetivos de mejora en todos los niveles de la organización;

— educar y formar a las personas en todos los niveles sobre cómo aplicar las herramientas básicas y las metodologías para lograr los objetivos de mejora;

— asegurarse de que las personas son competentes para promover y completar los proyectos de mejora exitosamente;

— desarrollar y desplegar procesos para implementar los proyectos de mejora en toda la organización;

— realizar seguimiento, revisar y auditar la planificación, la implementación, la finalización y los resultados de los proyectos de mejora;

— integrar las consideraciones de la mejora en el desarrollo de productos, servicios y procesos nuevos o modificados;

— reconocer y admitir la mejora.

2.3.6 Toma de decisiones basada en la evidencia

2.3.6.1 Declaración

Las decisiones basadas en el análisis y la evaluación de datos e información tienen mayor probabilidad de producir los resultados deseados.

2.3.6.2 Base racional

La toma de decisiones puede ser un proceso complejo, y siempre implica cierta incertidumbre. Con frecuencia implica múltiples tipos y fuentes de entradas, así como su interpretación, que puede ser subjetiva. Es importante entender las relaciones de causa y efecto y las consecuencias potenciales no previstas. El análisis de los hechos, las evidencias y los datos conduce a una mayor objetividad y confianza en la toma de decisiones.

2.3.6.3 Beneficios clave

Algunos beneficios clave potenciales son:

— mejora de los procesos de toma de decisiones;

— mejora de la evaluación del desempeño del proceso y de la capacidad de lograr los objetivos;

— mejora de la eficacia y eficiencia operativas;

— aumento de la capacidad de revisar, cuestionar y cambiar las opiniones y las decisiones;

— aumento de la capacidad de demostrar la eficacia de las decisiones previas.

2.3.6.4 Acciones posibles

Las acciones posibles incluyen:

— determinar, medir y hacer el seguimiento de los indicadores clave para demostrar el desempeño de la organización;

— poner a disposición de las personas pertinentes todos los datos necesarios;

— asegurarse de que los datos y la información son suficientemente precisos, fiables y seguros;

— analizar y evaluar los datos y la información utilizando métodos adecuados;

— asegurarse de que las personas son competentes para analizar y evaluar los datos según sea necesario;

— tomar decisiones y tomar acciones basadas en la evidencia, equilibrando la experiencia y la intuición.

2.3.7 Gestión de las relaciones

2.3.7.1 Declaración

Para el éxito sostenido, las organizaciones gestionan sus relaciones con las partes interesadas pertinentes, tales como los proveedores.

2.3.7.2 Base racional

Las partes interesadas pertinentes influyen en el desempeño de una organización. Es más probable lograr el éxito sostenido cuando una organización gestiona las relaciones con sus partes interesadas para optimizar el impacto en su desempeño. Es particularmente importante la gestión de las relaciones con la red de proveedores y socios.

2.3.7.3 Beneficios clave

Algunos beneficios clave potenciales son:

— aumento del desempeño de la organización y de sus partes interesadas pertinentes respondiendo a las oportunidades y restricciones relacionadas con cada parte interesada;

— entendimiento común de los objetivos y los valores entre las partes interesadas;

— aumento de la capacidad de crear valor para las partes interesadas compartiendo los recursos y la competencia y gestionando los riesgos relativos a la calidad;

— una cadena de suministro bien gestionada que proporciona un flujo estable de productos y servicios.

2.3.7.4 Acciones posibles

Las acciones posibles incluyen:

— determinar las partes interesadas pertinentes (tales como proveedores, socios, clientes, inversionistas, empleados y la sociedad en su conjunto) y su relación con la organización;

— determinar y priorizar las relaciones con las partes interesadas que es necesario gestionar;

— establecer relaciones que equilibren las ganancias a corto plazo con las consideraciones a largo plazo;

— reunir y compartir la información, la experiencia y los recursos con las partes interesadas pertinentes;

— medir el desempeño y proporcionar retroalimentación del desempeño a las partes interesadas, cuando sea apropiado, para aumentar las iniciativas de mejora;

— establecer actividades de desarrollo y mejora colaborativas con los proveedores, los socios y otras partes interesadas;

— fomentar y reconocer las mejoras y los logros de los proveedores y los socios.